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正文 第21章 被动蛮干不取巧——老实人的职场状态(2 / 3)

老实人真要把小事做成大事并不那么容易,因为任何大事都是具体操作和长远眼光完美结合的产物。英语中有句格言:Think?big,do?small,意思是“从大局着想,从细节做起”,形象地说明了小事和大事的辩证关系。一般来说,成功人士都具备以下三个做事特点:一是愿意从小事做起,知道做小事是成大事的必经之路;二是胸中有目标,知道把所做的小事积累起来的最终结果是什么;三是有一种精神,能够为了将来的目标自始至终把小事做好。而失败的老实人在生活中往往忽视了这些,与那些能够改变其人生的机会擦肩而过。

机会就像人的天资禀赋一样,它只提供一个机缘,一个条件,一种可能。最有希望成功的人,并不是才华出众的人,而是善于利用每一次机会并全力以赴的人。

老实人要忙到点子上

人们往往用“事半功倍”和“事倍功半”形容一个人办事效率的高低。

为什么老实人每天拼命学习,每天总有干不完的活,加不完的班,却没什么进步?

在今天竞争日益激烈的社会,谁能够大幅度提高自己做事的效率,谁就能在最短的时间内,成功登上事业的顶峰,成为真正的成功者,因此,我们应当试着提高自己的做事效率,让生命更有价值。

我们为实现自己的梦想所做的事情不正像组织一次次进攻吗?我们花时间和精力在上面,目标就是完成进攻,实现得分。如果把有效性扔在脑后,那么效益何来?我们需要的不是简单的完成任务,而是要把工作做到点上,让每一次辛苦努力都不白费。

另外,在做工作时,一定要了解所要达到的目的。在时间和精力都很有限的情况下,让结果取得最大化。时间专家尤金·葛里斯曼的经历足以证明这一点。

在尤金·葛里斯曼当上一所大型大学院校的系主任之后,一个全国性的科学机构邀请尤金·葛里斯曼在他们的年度会议上发表论文。他以为这是有关政治方面的事,于是就答应了这个要求,并花了相当多的时间准备,但发表会的结果却令人大失所望。出席会议的就是参与这个计划的那些人,总共四个。经过这次教训,当天尤金·葛里斯曼便下定决心绝不再轻易答应任何事情。不久之后,同一个机构又请他将当时发表的内容写成一篇论文,刊登在他们没有人看的期刊上,他拒绝了。而学校中有许多老师年复一年地这样写论文、发表论文,也规规矩矩地将这些活动列在他们的履历表上。

有人认为,这些人至少做了点事情,总比什么都没做好。事实上,当他们以为自己在做一些事情时,其实什么也没有做,甚至比什么都没做更糟。

跟穷忙、瞎忙说“拜拜”,关键在于形成良好的习惯,要注重质量而不是一味追求数量,逐渐形成追求高效能工作的思维之后,你会发现自己比原来轻松了很多,收获也比原来更多。

威廉·詹姆斯曾说:“明智的艺术就是清醒地知道该忽略什么的艺术。”不要被不重要的人和事过多打扰,因为“成功的秘诀就是抓住目标不放”。

巴拉姆担任北欧航联下属一家旅游公司市场调研部主管和公关部经理时,针对旅游中机票太贵、游客较少,而航联公司的飞机又有大量空座浪费的情况,制订了分时机票价格,大大降低了机票平均价格,吸引了众多旅客,还保住了航联公司的资源。两年后,这家中等规模的旅游机构发展成瑞典一流的旅游公司。

在富兰克林报社前面的商店里,一位犹豫了将近一个小时的男人终于开口问店员:“这本书多少钱?”

“1美元。”店员回答。

“1美元?”这人又问,“你能不能少要点?”

“它的价格就是1美元。”没有别的回答。这位顾客又看了一会儿,然后问:“富兰克林先生在吗?”

“在,”店员回答,“他在印刷室忙着呢。”

“那好,我要见见他。”这个人坚持一定要见富兰克林。于是,富兰克林被找了出来。

这个人问:“富兰克林先生,这本书你能出的最低价格是多少?”

“1.25美元。”富兰克林不假思索地回答。

“1.25美元?你的店员刚才还说1美元呢!”

“这没错,”富兰克林说,“但是,我情愿倒给你L美元也不愿意离开我的工作室。”

这位顾客很惊异。他心想,算了,结束这场自己引起的麻烦吧,便说:“好,这样,你说这本书最少要多少钱吧。”

“1.5美元。”

“又变成1.5美元?你刚才不是还说1.25美元吗?”

“对,”富兰克林冷冷地说,“我现在能出的最好价钱就是1.5美元。”这人默默地把钱放到柜台上,拿起书出去了。

养成利于工作的好习惯。老实人经常会有这样的感觉:每天一进公司门就开始忙个不停,一会儿干这个,一会儿干那个,而同事看起来总是从容不迫。更让他心理不平衡的是,到月底工作量统计出来,自己的还不如同事的高。

工作中一定要懂得将工作分类。从事事务型的工作,不用太动脑子,只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以,而且不怕被干扰和中断。如收发E—mail、写信、填写工作报表、备忘录等,这些例行公事、性质相近的事情集中在同一时间段处理,即使在精神状态不佳的情况下也能完成。

而对于那些需要集中精力、一气呵成的思考型工作,则谨慎对待,在做之前进行充分的思考,苦思之后,灵感闪现,这时安排在精力旺盛、思路敏捷,而且不易被干扰的时间段集中去做。通常晚上九点以后,夜深人静的时候,为自己泡上一杯咖啡,整理一天的工作报告。

人每天要处理的工作无非有两种:事务型和思考型。如果将所要做的工作这样划分,区别对待,就会收到事半功倍的效果。这种做法不仅使自己的工作效率大大提高,而且使自己拥有了更多的业余时间享受工作之外的精彩生活。

情绪好坏往往会影响到工作状态,成大事者要求自己尽量不要把一些不好的情绪带进工作里,当然谁也不可避免遭遇气愤、低落的时刻。这时,他们会闭上眼睛几分钟,告诉自己:“只要不发作,就又战胜自己了。”或者到洗手间重新化个妆,洗把脸。能够管理自己的情绪,也就意味着走向成熟。

好习惯的养成,常常有助于工作效率的提高。当然,保证工作效率的最佳方法就是专注。

老实人要对时间进行管理

做事不要针对每一件事立刻埋头苦干,而要先想想达成目标最有效率的方法,然后一鼓作气,走最短距离达到目标。

杨女士有位同事,为人比较随和,别人有事情都找他。打份文件、做个表格……甚至电话响了,也要他接,结果自己的工作被一拖再拖,上司一催再催,被骂了好多次,他现在已成了公司的“加班专业户”。

这位同事就是典型的老实人,其实他完全可以说“NO”的。在工作中维持“老好人”形象、令所有人满意是不可能的。“先扫自己门前雪,再管他人瓦上霜”。聪明人会采取婉转、迂回的方式,譬如“下班后我来帮你好吗?”

当你正专注于手头的工作时,突然同事找你帮忙处理一些文件,如果放下手头的工作,思绪就被打乱,有可能要重新再来,工作效率显然就不会高。这时你要学会巧妙地说“No”,否则整天纠缠于帮别人处理事情当中,非但自己的工作完成不了,还有可能出力不讨好。

小王是一个经常煲“电话粥”的高手。让人浑身起“小米”的亲昵的称呼声,以及老公孩子的婆婆妈妈的琐碎事,她就能唠唠叨叨地讲个没完。这个时间以及之后的一段时间,她也很难干好自己的工作。最遭殃的是在一旁的同事,每次打开电脑准备工作时,身旁就传来打电话的呢喃声,弄得心烦意乱、坐立不安,更谈不上什么工作质量了。

失败的老实人要学会给自己立个规矩,比如工作中有私人电话打进来,应长话短说。这样的目的就是尽量不打断自己的工作进程,让自己在尽量短的时间内完成任务。

一个真诚的问候,一个聚会的邀请,都会成为繁忙工作中的小插曲,调节紧张的神经。但是如果频频接听私人电话,而且交流个没完,不仅影响自己还会影响他人。

有条理才能有效率。公司职员小黄随身携带的必不可少之物就是一个工作本,上面密密麻麻地写着自己的工作安排。每月之末,她会抽出一定的时间思考下个月的工作重点和计划安排。制定工作计划,关键是分解目标,把制定的月目标分解到周,一周的目标再分解到每一天。也许这看上去是一个很庞大的、完不成的工作目标,但经过这样层层分解后,结果发现,实现这个目标其实并不是很难。这样工作起来才不会感到有很大的压力。

在这里需要指出一种错误的理解,制定工作计划不是给自己施压,是为了让自己记住该做的事。每天面对大量工作,谁都不免产生“丢三落四”、忙而无序的状况。如果会工作,养成定时做计划的习惯,其效果是大大不一样的。

据统计,一般公司职员每年要把六周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着,每年因不整洁和无条理的习惯,就要浪费近13%的工作时间。

能够养成有条理的习惯,还有另一层意思,就是善于寻找自己的“生理节奏”。

时间用得不适当很少只是涉及某一特定事件,它通常是一种根深蒂固的行为模式的一部分。改变行为模式有两种方法:

一种是强迫自己遵行新的行为模式,直到这种模式生根为止;另一种是利用奖励办法逐渐“形成”一种新的行为模式。

老实人要彻底改变自己的行为模式,使自己能够正确评估出进度。

对大多数人来说,任何事后可以使我们感到愉快的行为,往往会鼓励我们努力去做,而且更可能再度去做。你可以从别人那里得到鼓励,但是你也可以给自己某种奖赏鼓励自己。例如,拒绝一项不重要而且又耗费时间的要求等。这种奖赏可能微不足道,但只要能使你觉得愉快就行了。它可以是实物——一片口香糖、一杯水、一些点心;也可以是允许自己做某一件事情——休息一会儿、早一点下班,或买一双鞋子等等;也或者是你每次向正确方向走一小步的时候,在心中的自我抚慰。

在棒球比赛里,胜利不是取决于安打数目,而是取决于跑回本垒的次数。只跑到三垒,并不能因为跑了四分之三的路程而得分。

工作也是这样,能够开始当然很好,继续做下去也不错,但是不到完成,你就不算做了你开始做的事情。很多人有把一件工作“做了一会儿”又放在一边的习惯,还欺骗自己已经完成得很不错了,实际上却是典型的“烂尾楼”而已。

当然,如果工作范围太大而不能一次做完,这项建议就不适用。那该怎么办呢?

很简单,用“各个击破”法,把这件工作分为许多小而可以掌握的工作(最好用文字写出来),然后指定自己把一项小工作完成之后才停下来。那么,在你把这种工作放在一边的时候,就不会觉得留下太多的紊乱头绪,而会觉得完成了这件工作的一个阶段,而且随时都可以再做下一步小工作。

例如,你有一份很长的报告要写,就要避免“一次只做一个小时左右”的安排,而要指定你自己先写好大纲,或做好调查研究,或写下引言。做好了这一步,你把它放在一边就可以有完成某一件特定事情的感觉,并且清楚地知道你下一步该做什么。下一次再做的时候,你不需要再重新理出头绪,也就不会有心智阻碍。

把工作分成许多小工作,你就会养成所谓的“强制完成”的良好习惯,这会为你每天省下很多时间。

如果拖延是你的问题,那你就不能再拖延着不去做了。

另外,一件大工作,“片段”的数目可能会很多,就需要列出一份工作分段表。要诀是使每一件小工作简化便捷到可以在几分钟之内做好。然后在交谈与交谈之间,或在等电话的几分钟,解决一两项“立即可以做好”的小工作。没有这张工作分段表,你可能永远不会着手做这件大工作。

请记住:这件大工作的第一片段——第一件可以立刻做好的小工作——就是用“文字”列出这件大工作所涉及的许多小步骤。

只要动点脑筋,任何事都可以迎刃而解。

还有一种是基于认识到我们不能立刻采取行动,并不是因为这件工作有什么特别的困难,而是我们已经养成了拖延的习惯。拖延很少有特定原因,它是一种根深蒂固的行为模式。如果我们能够改变思考习惯,这种问题往往也能迎刃而解。

对很多人来说,改变一种根深蒂固的习惯是一件痛苦的事。他们已经努力过好多次,完全利用意志力量改变习惯,但是都失败了。其实这并没有那么困难,只要你用对方法。

要用精力最好的时间做最重大的事,而用精力不好的时间做较不重要的事情,这样才能体现真正高效,并且能让你保持能量,节省体力,节约时间。

每个人都有自己的生理节奏,符合它便事半功倍,否则必然事倍功半。

牢记重点是什么。在工作中,老实人应注意一些做事的基本原则,这些方法,能使你的行动更富有效率。

做事有一种“截止日期心理”,就是知道“紧急的事情交给最忙的人做”往往会更有效率。因为忙碌的人往往有“什么时候之前要完成什么事情”的概念。提高工作效率,不但更有成就感,同时可以生出更多属于自己的时间。没有截止日期的工作,不要期待有成果。一般来说,如果没有定下期限,就会有“有空就做”这样暧昧不明的想法。人的惰性就是“反正不记得有事情,现在就不做”。

前美国财务顾问协会的总裁刘易斯·沃克,在一次接受一位记者有关稳健投资方面的采访。他们聊了一会儿后,记者问道:“到底是什么因素使人无法成功?”沃克回答:“模糊不清的目标。”记者请沃克进一步解释。沃克说:“我在几分钟前就问你,你的目标是什么?你说希望有一天可以拥有一栋山上的小屋,这就是一个模糊不清的目标。问题就在‘有一天’的表述不够明确,因为不够明确,成功的机会也就不大。”

“如果你真的希望在山上买一间小屋,你必须先找出那座山,算出小屋的价值,然后考虑通货膨胀,算出五年后这栋房子值多少钱;接着你必须决定,为了达到这个目标每个月要存多少钱。如果你真的这么做,你可能在不久的将来就会拥有一栋山上的小屋。但如果你只是说说,梦想就可能不会实现。梦想是愉快的,但没有配合实际行动计划的模糊梦想,则只是妄想而已。”

如果你制定了远期或近期的目标,一定要把它们具体化,例如:

目标一:参加聚会活动扩展人脉

数据化:每月参加一次聚会活动,交换五十张名片,其后从中选出十位有交流诚意的人联络,从中选出五人深交。

目标二:有重点的企划书

数据化:以四十字乘三十行的两张A4纸完成企划书。

目标三:言之有物

数据化:自我训练在发言之前以三百字归纳结论。

目标四:与不苟言笑的上司加强沟通

数据化:一天逗上司笑一次,所以这星期要准备三个笑点。同时一星期与上司共进一次午餐。

目标五:提高部署的动机

数据化:准备三个激励方案,每个方案不超过一万元。

在时间管理上,成功者有“给我重点其余免谈”,或“现在最重要又紧急的事情是什么”的习惯。这种思考的整理,就是集中思考力的方法。人脑其实是很奇妙的,我们不去限制它,它会无限制展开漫无目的的思考,所以要随时有“重点是什么”的思考训练。

心理学中,有一个名词叫做“自动思考”。意思是说,人在不得志的时候,脑子里常会出现“这下完了”等负面思考,使人陷入“想太多”的思考方式中无法逃脱。相反,时时养成“重点是什么”的自动思考方式,可以避免不必要的杞人忧天。

例如,在与人初次见面时,让脑中状态时时出现:“我和此人会面的重点是什么?”以避免不必要的时间浪费。当工作犯错时,将脑中的状态从“这下要被炒鱿鱼了”的负面思考换成“犯错误是事实,承认错误”的重点是思考,接着思考“如何善后”。

人可以分成两种,老实人将事实当做命运,聪明人把眼前的事实当做是自己的选择与责任。这两种人对待问题的方法也大不相同,前者会想:“这是宿命,我没办法解决。”后者会想:“只有你可以解决这个问题,所以问题才会找上你。”

古人言:“欲速则不达。”在做一件事情时,用多少时间并不重要,重要的是你是否“连贯而没有间断”地去做。

老实人总是被动做事

主动是一种对成功的渴望,是一种极珍贵的品质,能使人变得更加积极,更加敏捷。

老实人只做被安排的“分内”工作,认为自己并没有义务做职责范围以外的事,因此很难突破自己。

主动工作的人,会学到比别人更多的经验,这些经验成为他向上发展的基石,即使日后换了工作单位,从事不同的行业,丰富的经验和良好的工作方法也会给他帮助。

工作需要积极主动的精神,需要热情和行动,以这样的态度对待工作,才可能获得工作给予你的奖赏。

张超生活在一个工薪家庭中,家中兄弟姐妹较多,他高中毕业便不得不放弃上大学的机会,到一家百货公司打工。但是,他不甘心就这样下去,每天在工作中不断学习,想办法充实自己,努力改变自己的工作境况。

经过几个星期的仔细观察,他注意到主管每次总要认真检查进口的商品账单。那些账单都是法文和德文,他便在每天上班时仔细研究那些账单,努力钻研学习与商务有关的法文和德文。

有一天,主管十分疲惫和厌倦。看到这种情况,张超主动要求帮助主管检查。

由于干得实在太出色,以后的账单自然就由他接手了。

过了两个月,他接受一个部门经理的面试。经理说:“我在这个行业干了40年,根据我的观察,你是唯一一个每天要求自己不断进步,不断在工作中改变自己以适应工作要求的人。从公司成立开始,我一直从事外贸工作,也一直想物色一个像你这样的助手。因为这项工作涉及的面太广,工作比较繁杂,需要的知识很庞杂,对工作的适应能力要求也特别高。我们选择了你,认为你是一个十分合适的人选,我们相信公司的选择没有错。”

尽管张超对这项业务一窍不通,但是,他凭着对工作不断钻研的精神,让自己的能力不断提高。半年后,他已经完全可以胜任这项工作。一年后,他接替了那位经理的工作,成了这个部门的经理。

李彬在一家商店负责记录顾客的购物款,他一直认为自己完成了自己应该做的事,是一个非常优秀的员工。于是向老板提出了升职要求,没想到老板拒绝了他,理由是他做得还不够好。李彬非常生气。

一天,李彬像往常一样,做完了工作和同事站在一边闲聊。

正在这时,老板走了过来,示意李彬跟着他,开始整理那些订出去的商品,又走到食品区,清理柜台,将购物车清空。

李彬惊讶地看着老板的举动,过了很久才明白老板的用意:如果你想获得加薪和升迁的机会,就得永远保持主动做事的精神,哪怕你面对的是多么无聊或毫无挑战性的工作。

主动永远是成功者的信条。主动,就是随时准备把握机会,展现超乎他人要求的工作热情,拥有为了完成任务、必要时不惜打破常规的判断力,不让自己成为工作的旁观者。

拿破仑·希尔曾经说过:“自觉自愿是一种极为难得的美德,它驱使一个人在没有人吩咐应该做什么事之前,就能主动地做应该做的事。”

失败的老实人不但不会主动做老板没有交代的工作,甚至连老板交代的工作也要一再督促才能勉强做好。这种人大半辈子都在辛苦地工作,却得不到提拔和晋升。反之,聪明的老实人在工作中抱着积极主动的态度,努力改进自己的工作,鞭策自己不断前进,使自己从激烈的竞争中脱颖而出。

如果想获得更多的报酬,得到更大的发展空间,就必须永远保持主动超前的精神,即使面对缺乏挑战或毫无乐趣的工作。当养成了这种主动工作的习惯之后,你就可以用行动证明自己是一个勇于承担责任、值得信赖的人。

一个来自偏远山区的打工妹,由于没有特殊技能,选择了餐馆服务员这个职业。在常人看来,这是一个不需要技能的职业,只要招待好客人就可以了,看起来实在没有什么需要投入的。

这个小姑娘恰恰相反,她从一开始就表现出了极大的耐心,并且彻底将自己投入到工作中。一段时间以后,她不但熟悉了常来的客人,而且掌握了他们的口味,只要客人光顾,她总是千方百计使他们高兴而来,满意而去。这不但赢得了顾客的交口称赞,也为饭店增加了收益——她总是能够使顾客多点一两道菜,并且在别的服务员只能照顾一桌客人的时候,她却能够独自招待几桌客人。

就在老板逐渐认识到其才能,准备提拔她做店内主管的时候,她却婉言谢绝了这个任命。原来,一位投资餐饮业的顾客看中了她的才干,准备与她合作,资金完全由对方投入,她负责管理和员工培训,并且郑重承诺:她将获得新店25%的股份。

现在,她已经成为一家大型餐饮企业的老板。

相对那些只知道招呼客人的服务员而言,这位小姑娘的积极和主动无疑是获得发展机遇的最大原因。

现代社会,激烈的竞争环境呈现出越来越多的变数,任何一个公司都需要主动做事的员工,而那些事事等待老板吩咐的员工,犹如站在危险的流沙上,早晚会被淘汰。

率先主动,做一个自动自发的人。对一个老板而言,他需要的绝不是那种循规蹈矩却不能够积极主动工作的员工。真正优秀的员工还会比老板更积极、主动地工作。

对于员工而言,能准确掌握老板的指令,并主动发挥自身的智慧和才干,把指令内容做得比老板预想的还要好,升迁晋级自然指日可待。